一、准备材料

　　（一）外宾邀请请示

　　    签字顺序为：课题组长→科技处外事专办员→科技处处长→所长。签字后将PDF扫描件发外事专办员；

　　（二）个人简历（中英文）

　　    按照模板填写外宾中英文简历，将Word版发外事专办员；

　　（三）日程安排

　　    （1）来访时间全部以北京时间为准，入境日期记为出访第一天，出境日期记为出访最后一天；

　　    （2）除在飞机行程中可跨天外，访问期间每天行程需单独列出；

　　（四）邀请信

　    　按照模板填写外宾信息，盖所长签字章及所章后，将PDF扫描件发外事专办员；

　　（五）机票行程单（注明往返机票的北京时间）

       （六）中国农业科学院院内签报单（仅国际会议需提供）　    　

           如外宾来华参加国际会议，则另需要将“国际会议批准文件”PDF版发外事专办员；

　　二、上报材料

　　    科技处审核材料后，上传国际合作局OA系统正式行文上报，经院各级主管部门审核通过后，由院国合局交流服务处出具加盖公章的被授权单位邀请函。

　　三、签证办理

　　    邀请人收到被授权单位邀请函后，寄至被邀请人处，被邀请人持邀请函至我国驻外使馆办理签证手续。

　　四、来访归档

　　    来访团组回国后两周内，按照模板提交《外宾来访总结报告》。来访报告文件标题建议使用《报告单位简称-团组名称-时间》的形式（如：《棉花所-南非农业部疫苗技术交流团来访报告-20180820》）便于分类整理和交流，如果附件较多，请打包，压缩包起名方式同上。

        注意：若以上行程报备后，机票、往返日期、来访成员、访问城市等行程有变更，请务必提前请示报备，以免违反外事管理制度。